人に仕事を頼めず、抱え込んでいる
忙しいのに人に仕事を頼めず、すべて自分で抱え込んでしまう人がいるものです。
しかし大量の仕事をすべて自分でやろうとすれば、アウトプットの質も下がり、残業も増えて当然。
残業続きで睡眠時間が削られれば、さらに生産性が下がり、また仕事がたまることになります。
まさに悪循環そのもの。
たしかに他人に動いてもらうことは簡単ではないため、｢頼むのが苦手｣と感じる人がいてもおかしくはありません。
とはいえ、仕事のムダをなくして生産性を上げるには、“人に頼むスキル”を身につけることはとても重要です。
事実、仕事を頼まれた人がその気になって、こちらの期待するタイミングと品質で成果を出してくれるかどうかは、｢頼み方｣ひとつで変わってきます。
ちなみにいろいろなタイプの人と仕事をするなかで、相手に行動を促すには一定のコツがあることに気づきました。
① 仕事を小分けにして依頼する
事務処理は調整仕事など、気乗りしない仕事は誰にでもあるもの。
そういった仕事を依頼された人は、なかなか一歩を踏み出せなかったりするということです。
そういった仕事を依頼するときのコツは｢とにかく短く小さく｣。
事務処理など手間のかかる仕事は、一気に複数ではなく、簡単なものをひとつずつ依頼するということ。
利害関係が難しい人的案件であれば、簡単な伝達事項だけを依頼する。
長期に渡るタスクなら、できるだけ小さく分解し、こまめにレポートしてもらう、というように細分化します。
そうやって少しずつペースを作っていくと、次第にリズムよく回り始めるといいます。
② ネックとなる障壁を一気に取り除く
人が動いてくれない理由はさまざまですが、なかには他の仕事との兼ね合いや、プライベートの事情など、ひとりではどうしようもできない状況もあるはず。
そんなときに大切なのは、一緒になって障壁を取り除く手伝いをしたり、腰を据えてしっかり相談に乗ること。
その結果、障壁が完全に取り除けなかったとしても、信頼関係は高まります。
すると、以後は機転を利かせてくれるようになったり、やる気が増すなど、思いもよらないプラスの効果が期待できます。
③ 相手のレベルに合わせて仕事の難易度を調整する
人は万能ではないため、頼まれるほうにも苦手な仕事はあることでしょう。
そのため人に仕事を頼むときは、相手の能力を見極めたうえで、｢難易度を落とす｣｢できる範囲に絞って依頼する｣といった手段も有効。
とくに相手が部下の場合は、少しずつ苦手な仕事を頼むようにすれば、自信をつけてもらいやすくなるそうです。
徐々に依頼の範囲を広げ、要求水準を高めていくと、脱落することも少なくなるわけです。
人に頼むのが苦手だったり、人を動かすのが得ではない人がまずすべきは、より意識的に相手を観察すること。
そしてそのうえで、リマインドやフォローを心がけていくと、これまでとは違った結果になってくるはずです。
参考書籍：『やめるだけで成果が上がる 仕事のムダとり図鑑』
（岡田充弘 著、かんき出版）
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