人に頼んだ仕事が、いつもうやむやになる
人に仕事を頼んだのに、締め切りが近づいても音沙汰がないので｢あれどうなってるの？｣と尋ねてみたら、｢○○の理由で遅れています｣｢まだ着手していません｣｢忘れてました｣などの返事が返ってきたことはないでしょうか？
それどころか、｢そんなこと聞いてません｣という答えが返ってくることもあるかもしれません。
しかし、仕事上の｢言った、言わない｣は本当に不毛。
そんな些細な行き違いで、積み上げてきた信頼関係が崩れてしまう場合もあります。
起業・自営するようになってからは、会社員時代には考えられなかったようなコミュニケーショントラブルに何度も遭遇しました。
原因を探ると答えはシンプルで、こういった頼み事は、口約束が大半で、内容が記録されていないことにありました。
そのため、それに気づいてからは、他人との約束はどんな小さなことでも全て記録に残すようにしました。
ちなみにさまざまな方法を試した結果、公式文書や契約書を除けば、メールがもっとも手軽で効果的だということがわかりました。
そのため会社では、社内の決定事項や承認、会社間のやりとりなどは、どんなに小さなことでも口頭だけで終わらせず、あとから関係者にメールを送って記録を残しています。
メールで一括管理しておけば、検索機能を使った過去の情報を取り出すのも簡単。
なおZoomやメッセンジャー、LINEなどは、一時的な意思疎通には便利であるものの、エビデンスとして情報を長期間記録するツールとしては検索性・閲覧性に欠けるといいます。
いずれにしても、いかに小さな出来事であっても、日ごろからデジタルなエビデンスを残しておくよう心がけるべきだということです。
参考書籍：『やめるだけで成果が上がる 仕事のムダとり図鑑』
（岡田充弘 著、かんき出版）
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