シームレスかつ効率的に情報共有を行うには？
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では、情報共有をシームレスかつ効率的に行うにはどのようにすればよいのでしょうか。一般的には、下記のような点が有効であると言われています。
1.暗黙知を形式知化する
暗黙知とは、たとえばベテランの従業員が業務を通して身につけた勘やノウハウのことであり、そのままでは言語化が難しいものです。
暗黙知を暗黙知のまま置いておくと、先程述べた業務の属人化に繋がってしまいます。
暗黙知の形式知化は口で言うほど簡単ではありませんが、特定の従業員が所有している知見を会社の共有資産にするために避けて通れない過程です。
一度暗黙知を形式知化してしまえば、あとは情報共有を行うだけで業務の質を担保できるようになるでしょう。
また、業務によっては自動化処理を行える可能性も生まれます。
2.ITシステムを活用する
スムーズな情報共有を行うためには、ITシステムの活用が不可欠です。
ITシステムと言ってもさまざまな種類がありますが、情報共有のためには下記のような特徴を持つシステムの導入が有効でしょう。
ナレッジデータベース機能があれば、業務にまつわるさまざまなノウハウや知見をシステムに集約することができます。
また、スマホやタブレットからでもアクセスできれば場所を選ばず参照が可能になり、業務効率化に繋がるでしょう。
そして、検索機能に優れていれば、必要な情報を瞬時に取得することができます。
3.不要なコミュニケーションを避ける
適切な情報共有を行うためには、不要なコミュニケーションを避けるのも手です。
「情報共有のためには、よりコミュニケーションを密にすべきではないか？」という疑問を持つ人もいるかもしれませんが、不要なコミュニケーションは情報共有を阻害するケースもあります。
そもそも、人が処理できる情報量はある程度限られているため、不要な情報を多くやり取りすると重要な情報が隠れてしまうこともあるでしょう。
メンバー間の意思伝達をスムーズにするためにはある程度仕事外のコミュニケーションも必要ですが、あまりに常態化しすぎないよう注意しましょう。
コミュニケーションの頻度を下げれば、自ずと必要な情報のみがやり取りされるようになります。
ただ、企業や部署によってはコミュニケーションの頻度を下げたせいで情報共有に滞りが生じる可能性もあるため、ケースバイケースで判断しましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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