業務システム改修の進め方
＜ＰＲ＞
システムの改修は、新機能の追加やユーザーインターフェースの変更なども含みますが、いってみればユーザーの要望通りにすることです。
ユーザー側から見たシステム改修の最も大きなメリットは、「既存のシステムをそのまま活用できること」です。
コスト面、エンドユーザーの負担から考えても既存のシステムをそのまま使えると安心感があります。
以下、システムを改修する際の3つのステップについて紹介しますので、参考にしてください。
1.ヒアリング、現状把握
システムエンジニアによるヒアリングや現状把握は、システム改修において最も重要なフェーズだといえるでしょう。
もしここで理解のズレがあると、開発途中の手戻りが生じることがあるのです。
発注者はシステムエンジニアと打ち合わせをおこなう際に、既存システムの現状についてしっかり共有しましょう。
また、改修の要望についても具体的に伝えましょう。
ここでの内容が反映され見積もりが出るため、重要なフェーズです。
2.設計・開発
費用やスケジュールを確定させるのが「設計」です。
開発では設計書に基づき、システム改修をおこないます。
主にはプログラミングですが、完了後は単体テスト、結合テストなどを実施し無事に改修が完了したら、次に動作検証をおこないます。
もし不具合があれば、修正をかけていきます。納品時にはユーザーテストをおこないますので、ユーザー自ら希望通りの仕上がりかチェックできます。
3.デグレードテストをおこなう
システム改修では既存システムのプログラムを書き換えますが、書き換えたことによりこれまで正常に動作していた部分が動かなくなってしまうことがあるのです。
そのようなことがないかを確認するためのテストが、デグレードテストです。
デグレードテストはシステム改修の最終段階であり、必ずおこなわれます。
プログラムの修正前と同じ環境を準備し、同じ結果が出れば、改修が完了していることになります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この度、業務改善コンサルサービスのLINE公式アカウントを立ち上げました。
『利益率前年比３０％アップを実現するには…』
トップメーカーの業務改善ノウハウをお教えします。
まずは、下記のURLから
LINE公式アカウントに登録してください。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
<PR>
既存システムの改修が必要なケースとは
＜ＰＲ＞
DX（デジタルトランスフォーメ―ション）とは、デジタル化によって人々の暮らしをより良い方向に変化させることをいいます。
企業はビジネスの範囲をより拡大したいのに、既存システムが足かせになって、DXを実行できずにいるケースが多々あるのです。
1.システムがレガシー化した場合
レガシーシステムとは「技術面の老朽化、システムの肥大化・複雑化、ブラックボックス化等の問題があり、 その結果として経営・事業戦略上の足かせ、高コスト構造の原因となっているシステム」と定義されます。
レガシーシステムが足かせだと感じる理由には、
「ドキュメントが整備されていないため調査に時間を要する」
「データ連携が困難」
「影響が多岐にわたるため試験に時間を要する」
などがあります。
技術面は老朽化しながらもシステムは肥大化・複雑化し、改修の費用対効果が実に低いのです。
2.ブラックボックス化している場合
レガシーシステムの問題の本質とは、技術の老朽化以上に「自社システムの中身がブラックボックスになってしまった」ことにあります。
つまり、自社システムの中身が不可視化し、修正不可能な状況に陥ったことが問題なのです。
同資料によれば技術が古いとレガシー化するわけではなく、適切なマネジメントによりメンテナンスをおこなってきた場合は、ブラックボックス化しにくいといいます。
しかし、開発から経過時間が長いとレガシー化の確率は上がり、仮に最新のクラウド技術を適用しても、時間の経過と共にレガシー問題が発生し得るという側面にも言及しています。
3.世の中の変化に対応するため
システム改修が必要なタイミングには、世の中の変化もあります。
例えば、年号が令和になったり消費税が10％になったり、働き方改革で時間外労働の上限規制が設けられたりといった変化に、システムを対応させなければならない場合です。
レガシーシステムでも、このような小規模改修は可能です。
レガシー化についてもう一点言及します。
日本特有のユーザー企業とベンダー企業の関係性も、レガシー化の一因を担っていると分析します。
日本は外部ベンダー企業に開発を委託することが主流なため、ノウハウはベンダー側にのみ蓄積されてしまうからだというのです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この度、業務改善コンサルサービスのLINE公式アカウントを立ち上げました。
『利益率前年比３０％アップを実現するには…』
トップメーカーの業務改善ノウハウをお教えします。
まずは、下記のURLから
LINE公式アカウントに登録してください。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
<PR>
シームレスかつ効率的に情報共有を行うには？
＜ＰＲ＞
では、情報共有をシームレスかつ効率的に行うにはどのようにすればよいのでしょうか。一般的には、下記のような点が有効であると言われています。
1.暗黙知を形式知化する
暗黙知とは、たとえばベテランの従業員が業務を通して身につけた勘やノウハウのことであり、そのままでは言語化が難しいものです。
暗黙知を暗黙知のまま置いておくと、先程述べた業務の属人化に繋がってしまいます。
暗黙知の形式知化は口で言うほど簡単ではありませんが、特定の従業員が所有している知見を会社の共有資産にするために避けて通れない過程です。
一度暗黙知を形式知化してしまえば、あとは情報共有を行うだけで業務の質を担保できるようになるでしょう。
また、業務によっては自動化処理を行える可能性も生まれます。
2.ITシステムを活用する
スムーズな情報共有を行うためには、ITシステムの活用が不可欠です。
ITシステムと言ってもさまざまな種類がありますが、情報共有のためには下記のような特徴を持つシステムの導入が有効でしょう。
ナレッジデータベース機能があれば、業務にまつわるさまざまなノウハウや知見をシステムに集約することができます。
また、スマホやタブレットからでもアクセスできれば場所を選ばず参照が可能になり、業務効率化に繋がるでしょう。
そして、検索機能に優れていれば、必要な情報を瞬時に取得することができます。
3.不要なコミュニケーションを避ける
適切な情報共有を行うためには、不要なコミュニケーションを避けるのも手です。
「情報共有のためには、よりコミュニケーションを密にすべきではないか？」という疑問を持つ人もいるかもしれませんが、不要なコミュニケーションは情報共有を阻害するケースもあります。
そもそも、人が処理できる情報量はある程度限られているため、不要な情報を多くやり取りすると重要な情報が隠れてしまうこともあるでしょう。
メンバー間の意思伝達をスムーズにするためにはある程度仕事外のコミュニケーションも必要ですが、あまりに常態化しすぎないよう注意しましょう。
コミュニケーションの頻度を下げれば、自ずと必要な情報のみがやり取りされるようになります。
ただ、企業や部署によってはコミュニケーションの頻度を下げたせいで情報共有に滞りが生じる可能性もあるため、ケースバイケースで判断しましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この度、業務改善コンサルサービスのLINE公式アカウントを立ち上げました。
『利益率前年比３０％アップを実現するには…』
トップメーカーの業務改善ノウハウをお教えします。
まずは、下記のURLから
LINE公式アカウントに登録してください。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
<PR>
情報共有の重要性が増している理由
＜ＰＲ＞
昨今、情報共有の重要性が増していると言われています。
その理由としては、一体どのようなものが考えられるのでしょうか。
1.データを元に判断する機会が増えてきた
まず、さまざまな経営にまつわる判断をデータを基に行うようになった、という点が挙げられます。
現代はインターネットを含む多くのテクノロジーが進歩したため、従来では取得の難しかった多種多様なデータを得られるようになりました。
たとえば、実店舗において来客数を完全に把握するのは難しいですが、企業のサイトやWeb店舗であれば計測は容易です。
また、どれくらいのユーザーがどの程度サイトに滞在したか、またどのページが一番見られているかまでを計ることができるため、それを基に販促や宣伝を行うのが一般的になりました。
このように、データを基に判断する際にはベースとなるデータを多くの人の間で共有する必要があります。
情報共有がスムーズに行われていれば、各メンバーに必要な情報が行き渡り、「何故その判断に至ったか」という部分まで共有可能です。
2.業務を属人化させないため
情報共有が滞っていると、業務の詳細が担当者以外に知らされることは少ないため、業務の属人化が進んでしまいます。
属人化が進んだ業務は、特定の担当者がいないとフローや処理が滞ってしまい、業務効率化の妨げになってしまいます。
一方、情報共有がスムーズに行われている場合はその限りではありません。
企業内のシステム内に必要な情報が揃っていれば、担当者以外の従業員でも業務にまつわるナレッジを取得することができ、ある程度は代わりに仕事を行えるでしょう。
業務が属人化してしまうと、さまざまな弊害が発生します。
情報共有をスムーズに保ち、業務の属人化を防ぎましょう。
3.働き方改革などによる柔軟な労働を担保するため
情報共有がしっかり行われているか否かは、働き方改革にも大きな影響を及ぼします。
一口に「働き方改革」と言ってもその施策はさまざまなですが、重要なものの一つに「残業時間の抑制」が挙げられるでしょう。
残業時間を抑制するためには、当然ながら通常業務時間内に仕事を完了させる必要があります。
そのために大事なのが「業務効率化」ですが、情報共有が適切に行われていれば、業務効率の向上が見込めるでしょう。
社内に限定せず出先からでも情報を取得できれば、わざわざ帰社する必要はなくなります。また、スムーズな情報共有はスムーズな意思決定にも繋がるでしょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この度、業務改善コンサルサービスのLINE公式アカウントを立ち上げました。
『利益率前年比３０％アップを実現するには…』
トップメーカーの業務改善ノウハウをお教えします。
まずは、下記のURLから
LINE公式アカウントに登録してください。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
<PR>
業務管理指標を正しく活用するためのポイント
＜ＰＲ＞
1．それぞれの指標が持つ意味を周知させる
指標を用いる際は、それぞれが持つ意味をしっかりと周知させることが大事です。
「KGI」「KPI」といった概念はもちろん、「何故その目標が設定されたか」「何故その数字か」といった部分までを共有しておきましょう。
決められた数字だけが掲げられ「さぁ達成して下さい」では、やる方のモチベーションが湧きづらいものです。
「何のためにやるか」を周知することで全体に対する自分の役割を認識でき、モチベーションアップに繋がるのではないでしょうか。
2．達成できた時もできなかった時もしっかりと振り返りを行う
指標を用いる場合、それが達成できた場合でもできなかった場合でもしっかりと振り返りを行いましょう。
「達成できなかった時はいいとして、何故達成できた時も振り返る必要があるのか？」と疑問に思う人もいるかもしれません。
失敗した時の振り返りは、もちろん「同じミスを繰り返さないために行う」ものです。
そして、成功した時の振り返りは「同じ成功を繰り返せるようにするために行う」ものです。
「何故失敗したのか」を検証するのと同じように、「何故成功したのか」も分析しましょう。それを蓄積することにより、将来的な成功確率を高めることができます。
3．現実的かつ具体的な値を設定する
指標を用いる際には、現実的かつ具体的な値を設定することが大事です。
達成が非現実的な数字を設定してしまうと業務のブラック化を招き、現場のモチベーションが低下してしまう恐れがあります。
高い目標を掲げるのは簡単ですが、達成するのは容易ではありません。
それよりは、達成できそうな値を細かに設定し、最終的に大きな目標（KGI）に到達できるようなプロセスを描くのがよいでしょう。
小さな目標を連続的に達成することで、現場のモチベーションアップも期待できます。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この度、業務改善コンサルサービスのLINE公式アカウントを立ち上げました。
『利益率前年比３０％アップを実現するには…』
トップメーカーの業務改善ノウハウをお教えします。
まずは、下記のURLから
LINE公式アカウントに登録してください。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
<PR>
指標を用いることによるリスク
＜ＰＲ＞
1．数字が先行し、業務の本質や長期的視野がおざなりになる
指標を用いることで数字が先行してしまい、業務の本質や長期的視野がおざなりになってしまう恐れがあります。
指標は原則数値で設定する必要があるため、数字そのものが悪いわけではありませんが、あまりに数字を意識しすぎると業務の本質から外れてしまうこともあるかもしれません。
たとえば、「数値目標を達成するためにブランドイメージを犠牲にしてしまった」などが危惧の一例です。
何を一番に優先すべきかは状況によって異なりますが、長期的に継続する事業を構築したい場合、目先の数字のみに囚われてしまうのは得策ではないでしょう。
2．達成への執着などにより業務がブラック化する
指標を設定することで達成意欲が湧くのはよいことですが、あまりに執着しすぎてしまうと業務がブラック化する恐れがあります。
数字というのは客観的かつ絶対的な指標になるため、達成できているか否かが時に残酷なほど明確になります。
無事達成に近づいていればよいのですが、そうでない場合はがむしゃらに達成しようという意識も生まれてくるでしょう。
それが好ましい方向に作用すればよいのですが、そうであるとは限りません。
あまりに達成に執着し頑張りすぎることで、従業員の心身に悪影響を及ぼしてしまう可能性もあります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この度、業務改善コンサルサービスのLINE公式アカウントを立ち上げました。
『利益率前年比３０％アップを実現するには…』
トップメーカーの業務改善ノウハウをお教えします。
まずは、下記のURLから
LINE公式アカウントに登録してください。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
<PR>
指標を用いた業務効率化の進め方
＜ＰＲ＞
1．まずは全体的なゴールとなるKGIを設定する
まずは、全体的なゴールとなるKGIを設定しましょう。
このKGIをクリアすることが業務効率化プロジェクトの目標となりますので、得たい成果をそのまま設定する形になります。
KGIを設定する際は、前述の通り定量的な指標を用いることが重要です。
「業務を効率化する」や「売上を上げる」ではあまりに曖昧すぎるため、どのような手段を用いればよいのかがあやふやになってしまいます。
「3年以内に売上を2倍に」や「3ヶ月以内にアクセス数を140％に」という形で明確に設定するのがコツです。
2．KGIから必要なKPIを逆算し設定する
次は、先程設定したKGIに対し、細分化されたゴールとなるKPIを設定しましょう。
たとえば、「3年以内に売上2倍に」というKGIに対しては、「1年でどれほどの売上増を目指すか」「そのための施策は何をどうするか？」などを考えます。
この辺りは業種によって大きく異なるところですが、たとえば「顧客からの問い合わせ数150％」や、「客単価を従来の1.3倍に」などが挙げられるでしょう。
また、KPIは、KGIから逆算して設定しなければ意味がありませんので、その点も注意が必要です。
3．KPIをクリアすることでKGIが達成される
基本的には、全てのKPIをクリアすることで自動的にKGIが達成されるようにします。
そのために大事なのは、「どのようなKPIを設けるか」という点でしょう。
KGIに対して見当外れなKPIを設けてしまうと、いくらKPIを達成してもKGIに辿り着けないという状況に陥ってしまいます。
それではKGIおよびKPIを設ける意味がありませんので、KPIはしっかりとKGIから逆算して設定するよう心がけましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この度、業務改善コンサルサービスのLINE公式アカウントを立ち上げました。
『利益率前年比３０％アップを実現するには…』
トップメーカーの業務改善ノウハウをお教えします。
まずは、下記のURLから
LINE公式アカウントに登録してください。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
<PR>
