仕事をきちっと分解して、「プロセス／手順」を意識する

人間の頭というのは、本当に不思議な もので、しっかりと「プロセス／手順」 を考えていないし、 順番はバラバラ なのに、それなりの結果が出てしまう ことがあります。

ぼんやりとしたやり方でも、それなり に仕事はできてしまうのです。

しかし、それでは、いつまで経っても 勘で仕事をしているようなものです。

必要なことは、本当は自分がどんな ふうに考えて仕事をしているのか、 ロジカルに分解していくことです。 そうすることで、「プロセス／手順」が しっかり構築できるようになる。

それぞれの「プロセス／手順」で 精度を上げることで、結果につなげて いくことができる。 また、ほかの人や新しくやってきた 人にも委ねることができます。

最初は、ざっくりとでいいので、 大まかにやることを洗い出して いきます。 このとき、抜け・漏れのないように 注意します。

こうした大まかな手順を抜け・漏れ なく洗い出すためには、過去に 同様の作業を調べ、そのときに 作成した書類や情報がないか、 確認し、整理整頓するところから 始めることが有効です。 ２番目に、関係者を明確にします。

仕事のプロセスには、普通ほかの人 やほかの部署が多く介在してきて 複雑になります。

前の作業で洗い出した「やること」 が誰に かかわっているのかを明確 にしないと、思わぬ手戻りの原因 になるばかりか、正しい意思決定が できず、失敗に直結します。 ３番目に仕事の流れを矢印で整理 します。 関連する部署や人との情報の つながりを明確にしたうえで、 矢印をつないでいきます。

４番目に納期から逆算して、 時系列で整理をします。 それぞれの仕事の実施の タイミングや情報授受の内容に ついて、関係者とこの段階で しっかりと合意しておくことが 重要です。

そして、最後に、特に重要な 手順を明確にしたうえで、 細かく分解していきます。

自分が具体的に何をすればいいか わかるレベルまで作業を分解する。

「何を」「どのように」 「どうする」という視点で考える ことが必要です。

「自工程完結」では、自分自身が 理解できるレベルではなく、担当が ほかの人に替わっても同じことが できるレベルの分解を求めています。 「プロセス／手順」を考えていく ことは、 意思決定のプロセスを 明文化していくことです。 業務をプロセスにブレークダウン して、誰が見ても、こういう手順で、 こういう情報を集めて、こうやって 書類を出せばいい、というレベルに まで落とし込んでいくことです。

妙に忙しい、時間がないという人は、 「プロセス／手順」が正しくない からそうなるのかもしれません。

だから、失敗ばかりしてしまう。

どんなプロセスで仕事をするのが 正しいのか、きちんと洗い出し、 書き上げられていれば、防げたかも しれないミスはたくさんあると 思います。