「会議のコスト増」が生産性を下げる
会議について考えるうえで、 まず第一に押さえておかなければ ならないことがあります。
それは、会議そのものは「1円」 たりとも生み出さないということ です。
成果を生み出すのは、常に現場の 活動です。
生産性を上げるカギは、現場の 活動の効率を上げるとともに、 活動量を増やすことにあるのです。
むしろ、会議とはコストそのものです。
会議時間中の参加者全員の人件費は もちろん、会議のための資料づくり、 会議のための会議など、つい忘れて しまいがちなコストもかかっています。
それだけではありません。
会議に多くの時間・労力などの リソースを投入するということは、 それだけ、成果を生み出す本来業務に 割くリソースが減るということに ほかなりません。
その結果、生産性が下がるだけでは なく、残業代などの追加コストが かさむことによって利益が圧縮される うえに、メンバーが疲弊しモチベー ションを下げるという悪循環を 生み出すことになります。
にもかかわらず、メンバーに 「何の意味があるのか？」「参加して いるだけで疲れる」と思われるような 会議を漫然と続けていれば、 チーム運営は危機に瀕することに なりかねません。
そして、社内にそのような会議が 蔓延していれば、いずれ会社そのものが 危機的状況に陥るに違いありません。
会議は、そんな“危険”な存在なのです。
このような事態を避けるためには、 「会議の品質」を上げるほかありません。
すなわち、会議にかけるコストを最小化 し、会議によってもたらされるリターンを 最大化する必要があるのです。
そのためには、「会議によってもたら されるリターンとは何か？」を明確に しておくことが不可欠です。
そして、そのリターンを得るために 必要不可欠なコストだけを会議に投入 する。
これが、「最高品質の会議術」を考える 第一歩なのです。
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