まとめるといいのは計画作成
仕事もやり損ねるとどんどんたまって いってしまうものです。
そのためルーティン化されている 作業は、確実に毎日、毎週、毎月こなす ようにしていかなければいけない わけです。
が、その一方、1度や２度スキップした としても、たまることがない作業もある でしょう。
つまり仕事には、2回ぶんをためて しまったら2倍以上の時間がかかる仕事 と、そうはならない仕事があるという ことです。
そのため、ためてしまったら長い時間を 要する仕事ほど、毎日やるようにする 必要があるというわけです。
一般的な尺度で考えるなら、 メールチェック、郵便物の処理、経費 計算などは、可能な限り毎日やるべき。
これらの仕事はためたぶんだけ確実に たまり、しかもためるほど処理に余計な 時間がかるからだといいます。
その一方、ミーティングなどは、 なるべく定例でやらないほうが時間の 節約になります。
どうしても定例でなければならない のなら、その頻度を少なめにするほうが、 事案節約のためには効果的。
よほど効率的なミーティングを心がけて いない限り、ミーティングを1回ためて しまって2回ぶんをまとめたからといって、 2倍の時間を要することはあまりないと いうのがその理由です。
ほとんどのミーティングが、回数を 減らしても2倍、3倍、4倍の時間が必要 にはならないということ。
だとすれば、時間節約の観点からいえば、 まとめられるだけまとめてしまった ほうが、より大きな効果を期待できると いうわけです。
一般論として、まとめてしまうと時間が かかることをまとめてしまっては いけないのです。
これは何度も言いたくなるくらい、 無視されている法則です。
会議の記録などは特にそうです。
思い出す時間がムダになるので、後で まとめてやるのに向きません。
一方、ミーティングとならんで、 そこそこ｢まとめて｣しまったほうがいい のが｢計画｣です。
計画は、作り直すことはもちろん必要 なのですが、毎日毎日マメに作るよりは、 まとめてきちんと作ることに意味が あります。
つまり、まとまった時間ができたら、 可能な限りそれを計画作成にあて、 作業時間にするべきではないのです。
作業時間は、まとめて取るよりも、 やはりマメに細々取ったほうが現実的 です。
計画作成をすれば作業が進むという わけではないので、そのために時間を 取ることは少ないかもしれません。
しかし計画は、3ヵ月とか半年など、 ある程度の期間の｢時間の使い方｣を 左右するものでもあります。
それによって時間がムダになったり、 あるいは有効活用できたりすることも 考えられるので、時間をかけるに 値するということです。
参考文献：『仕事の渋滞は｢心理学｣で解決できる』 （佐々木正悟著、KADOKAWA）
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