スマートなタスクの書き方
重要なのは、実際に書く｢やること｣の内容。
たとえば、やることリストに｢仕事をする｣と書いてあるだけでは、あまり意味がないわけです。
大切なのは、あとで読んだとき、次に行う行動（アクション）がすぐわかる状態になっていて、どれだけ時間がかかるのかの見通しを立てられること。
そのためには、リストの書き方自体に工夫が必要です。
そして、そうした効果的なやることリストをつくる手助けになるのが、プロジェクトマネージメントの分野で｢SMARTなゴール設定｣と呼ばれている考え方。
英単語のSMARTの頭文字をとって、次の5つに注意することを目指そうというものです。
＊S（Specific：具体的な）書かれたタスクが具体的で、あいまいさがないこと
＊M（Measurable：定量的な）作業の量が明確であること
＊A（Attainable：実現可能な）書かれたタスクに無理がなく、実現可能であること
＊R（Relevant：意義がある）いまやるべき、意味のあるタスクであること
＊T（Time-bound：時間が区切られている）いつまでも時間がかかるのではなく、切りよく終えることができること
たとえば、やることリストに｢たまっている仕事をすること｣と書く場合、それはあまりよい書き方とは言えないはず。
それがなにを指しているのか、自分にはわかるかもしれないけれど、曖昧で｢どんな行動をとるのか｣が書かれていないからです。
そればかりか、｢どこまでやれば終わりとみなせるのか｣｢どの程度の時間がかかるのか｣といった詳細もないので、いつまでたってもこのリストを完了させることができないことになってしまいます。
そのため忘れるべきでないのは、｢最も重要なメール5通について返事を書く（1通あたり5分程度、30分以内で）｣といったように、具体的に書くこと。
単に論理的でわかりやすいだけではなく、リストを見たときの心理的な抵抗が少なく、実行しやすいというメリットもあります。
なおタスクを書くとき、いつもSMARTのすべてを満たしている必要はないそうです。
あくまでも、自分にとってわかりやすく、心を楽にする指示を書くための指針です。
参考書籍：『仕事と自分を変える ｢リスト｣の魔法』
（堀 正岳 著、角川書店）
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