仕事が早く終わる人は記録に頼り、終わらない人は記憶に頼る
記憶に自信を持っている人は、メモを取ら
なくても覚えられると思っています。
人は忘れやすい生き物なのです。
自分の記憶力を過信するのは禁物です。
だから、｢たいしたことではない｣という
認識があることや、｢時間が空いたときに
やっておいて｣と言われたことなど、
優先順位の低いものはすぐに忘れてしまう
ことになるのです。
あるいは｢これくらい覚えていられる
だろう｣と思っていたにもかかわらず、
すっかり忘れてしまってあとから慌てる
などということもあるかもしれません。
しかし仕事が早い人ほど、なんでもかん
でも記録を取ります。
つまり、自分の記憶力をあてにしていな
いということ。
そして記憶することには、次のような
メリットがあります。
1. 集中力がアップする
たとえばA社に提出する見積書を作成して
いるときにふと、｢来月には台湾出張がる
から、パスポートを更新しなくてはなら
ない｣と思い出したとします。
しかし人は一度気になりはじめると、
そのことが頭から離れなくなって集中力が
落ちてくるものです。
でも、すぐ手帳に｢来週○日、パスポート
申請｣と書いてしまえば安心して忘れる
ことができ、目の前の仕事に集中できる
わけです。
2. 仕事が中断しない
迷いながら企画書を作成しているときに、
上司から別のお客様の動向について質問
されたため作業を中断。
上司の質問に答えていたら、あっという
間に30分が経過。
ようやく話が終わって作業を再開しよう
としたものの、｢あれ、どこで迷って
いたのかな？｣とわからなくなってしまう
ようなことがあります。
そんな場合も、上司の質問に対応する
前に｢○○は△△か□□か｣などと、
自分が迷っていることをちょっとメモ
書きしておくことが大切です。
そうすれば、すぐに思考を元に戻せる
からです。
3. 失敗を活かすことができる
｢どんな失敗をしたか｣を記録しておけば、
次に活かすことが可能。
たとえば人数が少なかったためにミスが
起きてしまったとしたら、同じような
仕事が入ってきたときに前回の失敗の
記憶を見なおすことができます。
そうすれば、｢前回もこの段階で失敗
していたな。今回はスタッフを2人増や
して進めていこう｣というように、同じ
失敗を繰り返さずにすませることが
できるわけです。
4. アイデアを生み出すことができる
仕事のアイデアは、ふとした瞬間に
浮かぶもの。
ところが｢あ、これはいいアイデアだ｣
と喜んでいるうちに記憶が消え、2度と
思い出せなくなってしまったりする
こともあるでしょう。
もし、そのアイデアに何百万円、何千
万円の価値があったとしたら…。
そんなことを防ぐためには、紙にでも
スマホにでもなんでもいいので、メモ
して記録しておくことが大切です。
なお、記録する場所は1か所にまとめる。
また、1冊のノートに全て時系列で書いて
いくのが、もっともシンプルで効率がいい
です。
日付と照合すればすぐにわかるため、
情報を探す時間もかからないわけです。
参考図書：『仕事が早く終わる人、
いつまでも終わらない人の習慣』
（吉田幸弘 著、あさ出版）
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