優先順位をつける

仕事の生産性を上げるためには、時間管理を

しっかりと行うことが大切です。


そのためには、するべきことをすべて書き出

し、優先順位をつけてから取りかかる必要が

あるといいます。


だとすれば気になるのは、
「どのように優先順位を決めればいいのか」

ということですが、ここで一般的に使われる

のは「緊急度」「重要度」「手順」を軸と

することです。

緊急の仕事を先にやるのはもちろんですが、

重要度の高い仕事も優先させるべきです。


なぜなら重要な仕事を後回しにした結果、

十分な検討時間が取れなかったり、やっつ

け仕事になってしまう可能性があるから

です。


また、盲点となりやすいのが「手順」。


たとえば、他部署から資料を受け取らな

いとできない書類の作成を担当したとき、

取りかかろうという段になってから

他部署に資料請求したとしたら、届く

までの時間がムダになってしまいます。


緊急なことや重要なことをするにあた

っては、「その前にやらなければなら

ないこと」を見落とさないようにする

必要があります。

優先順位を決めたら、朝のミーティングで

報告するなど、上司や先輩にチェックして

もらうといいそうです。


経験が浅いうちは、なにが緊急でなにが重要

か、判断を間違えてしまうこともあります。


しかし上司は、部下よりも高く広い視点から

業務全体を見通しています。


そのため、まずは自分の考えた優先順位を

報告することが大切です。


その次に上司や先輩からのアドバイスを取り

入れ、To Doリストを修正すればいいわけ

です。


意識しておくべきは、自分や身内の都合では

なく、お客様を優先すること。


そのためには、「会社にとってなにが

もっとも優先順位が高いのか」を考えること

が重要です。


社内でやり取りのある業務のほうが視界に

入りやすいため、ついそちらが緊急性のある

重要な仕事であるように感じてしまうかも

しれません。


しかし、本来まず大切にすべきはお客様

なのです。


だからこそ、この順序を間違えないように

すべきです。



参考図書：『最新ビジネスマナーと
今さら聞けない仕事の超基本』
（石川和男監修、宮本ゆみ子著、
朝日新聞出版）




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