｢議事録｣の鉄則：議事録は会議中に終わらせろ
会議が終わった数日後に｢先日の会議の 議事録です｣と書かれたメールが届いたも のの、そのときには、すでになんの会議 だったか思い出せない･･･。
そんなことは、よくある話です。
けれど、会議が行われた2、3日後に 送られてくる議事録なんて無駄です。
議事録をつくるために費やす時間も、 会議の内容を思い出そうとする時間も、 生産性がとても低いと考えられます。
議事録をつくるのは、もちろんクラウドの グーグルドキュメントです。
共有のURLを参加者全員に知らせておけば、 メールを送る手間すらないわけです。
しかも最新の議事録を常に上書きして いくかたちにしておけば、ファイルも ひとつで済んで見やすいはずです。
なお、会議ではホワイトボードも使います。
なぜなら構造化が必要なアジェンダには、 ホワイトボードが向いているからです。
クラウドが便利だとはいえ、図にして 構造を整理し、要素ごとの関係性を整理 することには不向きです。
図示するなら、ホワイトボードに書き なぐってしまったほうがスピーディに 議論が進むということです。
そして書きなぐった図は、写真に撮って 議事録にすぐ挿入します。
こうしたホワイトボードとの連携という 点において、議事録はグーグルスプレッド シート（エクセルと形式が近いフォーマット） ではなく、グーグルドキュメント （こちらはワードに近いもの）のほうが 使い勝手がよいといわれています。
議事録には、長々と経過を書く必要は ないそうです。
書くべきことはシンプルで、 ・決まったこと（必要に応じて議論の経過）
・次のアクション（誰が、いつまでに、 何をやるのか）
の2つのみです。
どこが重要なのかひと目でわかるように、 ｢次のアクション｣だけ赤字にしたり、色を 使い分けたりします。
参考文献：『グーグル、モルガン・スタンレー で学んだ 日本人の知らない会議の鉄則』 （ピョートル・フェリクス・グジバチ著、 ダイヤモンド社）
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