｢資料｣の鉄則：ローカルでの作業とメール添付一切禁止
私はグーグルドキュメントを利用して いますが、それは｢クラウドで共有する ことで、資料をやり取りするタイムロス をできるだけ削減したい｣という理由が あります。
クラウドが登場する以前は、 ｢資料を編集し、最新バージョンを メールで送り、指摘があればそれを修正 して、またメールで共有する｣という 煩雑なプロセスが発生しました。
しかし、せっかくこんなに便利な時代に 生きているのだから、資料はすべて クラウドで共有するべきだと思います。
最新のデータが常にクラウドにアップ されているのであれば、資料のバージョン 管理に気をとられることもなくなります。
会議の間もPCの画面をスクリーンに映し、 議論の内容をリアルタイムで書き込んで いけば、その場でゼロから資料の大枠を 作成したり、ブラッシュアップしたり することも可能です。
あらためて共有する手間も必要ないわけ です。
資料をきれいにつくり込んでくる メンバーがひとりいると、まわりの メンバーも｢私もそれくらいやるべき なのかな｣と引きずられてしまいます。
だからこそ、資料のクオリティに対する 期待値のすり合わせは、個人の判断に 任せず、統一した見解をチーム内で つくるべきだと思います。
それが、生産性アップにつながります。
ちなみにクラウドのサービスを勧めると、 必ずといっていいほどセキュリティの 問題を指摘されます。
しかし、いまの時代、ほとんどの業種で オフィス外へのPCの持ち出しを全面禁止 することは不可能です。
もし仮に、資料をローカルに保存した PCを100人の社員が持ち出せば、 100の漏洩リスクが生じてしまいます。
でもクラウドであれば、ローカルに データを保存させず、万が一PCを紛失 したときも大元のデータでアクセスを 管理すればOK。つまり、どちらが安全 かは考えるまでもありません。
参考文献：『グーグル、モルガン・スタンレー で学んだ 日本人の知らない会議の鉄則』 （ピョートル・フェリクス・グジバチ著、 ダイヤモンド社）
最後までお読みいただきありがとうございました。
生産性向上・コスト削減でお困り、お悩みの 中小企業経営者の方、下記をご覧ください。
関連・参考ブログリンク
