段取り８分の意味：トヨタの段取りから学ぶ - 愉快な人生を生きるために～知識を知恵に～

「仕事は段取りが８割」と言われるように、仕事で高い成果をあげるには段取りが欠かせません。

一般的にはスピードアップや計画通りに進むという効果がありますが、「トヨタの段取り」には付加価値が高まりベストタイミングで仕事が完了することや質が高まるという効果もあります。

よりよい段取りの技術を身に付けることは、とても大きなアドバンテージになります。

・花見は究極の段取り 今の季節は秋ですが、花見の幹事を引き受けたとします。

花見を成功させるために、どんな段取りを組むか。

開催日時を決定し、参加者を募り、開催場所を確保する。

恐らく、ここまではスムーズに思いつきます。

当日の場所取りやお酒・食事の手配やその役割分担まで、考えが及ぶ方もいるかもしれません。

しかし当日、突然の雨や駐車場の混雑が発生する可能性もあります。

雨天の際の飲食店の手配や、臨時駐車場の確認も必要かもしれません。

このような想定外の状況も予想して、さまざまな前準備をしておくことが必要です。

さて、ここまでやっていれば、十分か。

完璧にさえ見えるこの流れ、実は最も大事なことが最初に大きく抜けています。

それは、目的の確認です。

桜を見ることが目的であれば開花時期や天気次第では日程変更も選択肢のひとつですし、新入社員の歓迎が目的であれば花見に限らずに居酒屋でもいいかもしれません。

このように、目的次第で考えるべき項目が大きく変わってきます。

多くの方が段取りを考える時に 「How（どうやるのか＝手段）」 から考えがちですが、最初に注目すべきは 「Why（なぜやるのか＝目的）」。 目的を明確にしてから、具体的な手段を考えるのが本来の流れです。

「目的」に寄与しない仕事、わかりやすくいうと「やりすぎ」です。

たとえば、顧客の声をすべて取り入れて機能が高度化・細分化された電子機器などもその例です。

当初は顧客の声に応えたいと始まった機能性アップではあるものの、そこまで対応する必要はなかったのかもしれません。

・見た目のよさは必要か？ プレゼン資料を作成する際、レイアウトやアニメーションにこだわる人は少なくありません。

見た目がよければ内容以上に相手によい印象を与えるという側面は事実ですが、見た目を良くするにはそれなりの時間が必要です。

重役が多く列席する重要顧客での最終プレゼンのような場面では、内容の良さは当然の要素であり、見た目が与える印象の良し悪しが最終結論を左右する可能性もあります。

このような場面では、見た目も重視すべき要素かもしれません。

しかし社内の関係者限定の資料であれば、要点を整理したシンプルな内容で十分です。

見た目をよくするために、ほかの業務にかける時間まで削って大きな工数をかけることは「加工のムダ」です。 また、打合せの議事録の場合。社外の重要なお客様向けであれば、 完成度と納期がバランスよく求められます。

どんなに早く送付したとしても、初めてお会いした役職の高い方向けであれば、一定の見た目や内容の網羅感が求められます。

一方で、社内の関係者限定向けであれば、内容の完成度よりも納期重視であること。

細かい点はよいので重要ポイントのみを箇条書きで書いてあるものを、会議終了後なるべく早く共有することのほうが評価されます。

このように、「この仕事は何のためにやるのか」「何をいちばん重視すべきなのか」を確認することが、「加工のムダ（＝やりすぎ）」を防ぐことができます。