業務効率化における社内メールの問題点
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1．冒頭や末尾に定型文があり、文章が長くなる
社内メールを頻繁に使う人であれば馴染みが深いかもしれませんが、メールには冒頭や末尾に定型文をつけるのがマナーです。
一例としては、「お世話になっております」や「貴社の今後益々のご発展をお祈りしております」などが挙げられるでしょう。
これらは相手を気遣うという意味では悪い表現ではありませんが、いかんせん文章が長くなってしまうというデメリットを抱えています。
人によっては、「定型の挨拶はいいからさっさと本題に入ってくれ」という思いを抱く場合もあるかもしれません。
不要な情報は、業務効率化の妨げになります。
2．無用なCCにより、広範囲にバラまかれる
メールには「宛先」の他に「CC」や「BCC」という機能があります。
CCに関係者各位のアドレスを入れることで、同じ内容のメールがそのまま送信されるという特徴があります。
一見便利に見えるCCですが、無闇やたらに使ってしまうと、メールが広範囲にバラまかれすぎるというデメリットがあります。
送信者としては「念のため」という気持ちで送るのかもしれませんが、受信した方は不要なメールが積み上がってしまい、そのせいで重要な用件が埋もれてしまうようなこともあるかもしれません。
3．モバイルから確認しづらい
メールは手紙と違い物理的なスペースを要求せず、かつ保存も容易なので非常に扱いやすい伝達ツールです。
しかし、スマホやタブレットといったモバイルデバイスから確認しづらいというデメリットも考えられます。
この辺りは当人の使い方によるところがありますが、一般的にメールはPCで確認し、モバイルデバイスはSMSやメッセージツールという人も多いかもしれません。
しかし、伝達手段が複数あるとその分管理の手間が増えるのも事実です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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