社内メールを減らすとどうなるか？
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1．業務効率化に繋がる
社内メールを削減すれば、その分業務の効率化に繋がります。
メールという伝達手段が優れているのは事実ですが、自分の意思を伝えるためには文章を考えタイピングし、適切なCCを設定して送信するといった作業が必要です。
人によっては、そのプロセスに多大な時間がかかってしまうケースもあるでしょう。
また、届いたメールには一応目を通す必要がありますし、その中から重要なものとそうでないものを仕分けする手間も生じます。
場合によっては、CCによるバラマキで不要なメールが積み上がってしまい、業務が滞ってしまっている職場もあるかもしれません。
2．情報共有がしやすくなる
「メールを削減するのに情報共有が捗る？」と疑問に思うかもしれません。
この場合は社内メールを減らす代わりにコミュニケーションのためのシステムを導入するという前提になりますが、コミュニケーションに長けたシステムを活用することで、情報共有が容易になります。
たとえば、チャットツールなどを使えばメールのようにかしこまった文章を作らなくても、気軽にメンバーに話しかけることができるでしょう。
それにより情報伝達がスムーズになるのはもちろん、蓄積された情報を後から簡単に見返すこともできます。
必要に応じてナレッジ化しておけば、当人以外も必要に応じて目にすることが可能です。
3．閲覧するデバイスを制限しない
こちらもメールの代わりのコミュニケーションツールの話になりますが、一般的に専用システムやツールは閲覧するデバイスに制限がありません。
厳密に言えばメールも閲覧デバイスに制限はありませんが、やはりPCに最適化されているケースが多いのではないでしょうか。
専用システムを活用すれば、モバイルデバイスを使って出先から情報を確認することができます。
そこから気軽にコミュニケーションを行うこともできますし、情報を書き込むこともできるでしょう。
気軽な情報伝達は、ビジネスを加速させる可能性を秘めています。合わせて、効率化にもなるでしょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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