時間外労働の上限が規制される
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時間外労働の上限は、これまでも設けられてはいました。
しかし、罰則による強制力がありませんでした。
また「特別条項」を締結すれば、実際には、時間外労働を従業員に上限無くおこなわせることが可能でした。
今回の改正により、企業は新たな方法での労働時間管理が必要となるので、労務・人事担当者や経営者は注意が必要です。
またそもそも勤怠管理の整備が不十分であった企業は、労働時間管理の体制をきちんと整えることが急務となります。
１．「法定労働時間」自体は変わらず
労働基準法で定められた労働時間の限度は「１日８時間及び１週40時間」です。
これを「法定労働時間」といいます。また、休日は原則として「毎週少なくとも１回与える」とされています。これを「法定休日」といいます。
従業員にこれを超えて労働させる場合には、36協定の締結・届出が必要になります。
36協定を締結せずに残業をさせた場合は、労働基準法第32条違反となり、６か月以下の懲役又は30万円以下の罰金が科される恐れがあります。
２．特別条項に対する規制と罰則
これまで、36協定にも上限は定められていましたが、臨時的に特別の事情が予想される場合「特別条項付きの36協定」を締結すれば、上限無く残業をさせることが可能でした。
今回の改正により「特別条項付きの36協定」に規制が設けられました。
・時間外労働が年720時間以内
・時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
・時間外労働と休日労働の合計について、「２か月平均」「３か月平均」「４か月平均」「５か月平均」「６か月平均」が全て１月当たり80時間以内
・時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年６か月が限度
上記に違反した場合、６か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される恐れがあります。
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社内メールを減らすポイント
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1．チャットツールなどのITシステムを活用しよう
前記でも触れましたが、社内メールをただ削減するのではなく、代替となるツールを活用する必要があります。
色んなものが考えられるかと思いますが、一例としてはチャットツールが挙げられるでしょう。
チャットツールを導入すれば、メールのようにかしこまった文章ではなく、気になった時に気になったことを気軽に尋ねられるようになります。
もちろん、相手の事情を鑑みることが大切ですが、メッセージを投げておけば先方が都合のよい時に確認でき、返信することが可能です。
それにより、業務の効率化が期待できます。
2．メールの運用ルールを定めよう
社内メールを削減するためには、メールの運用ルールを定めるのも効果的です。
運用ルールがない場合はメールの送信量が属人的になってしまい、人によっては不要なメールを大量に転送するということにもなりかねません。
たとえば、「内容別にCCを使う範囲を決める」「メールの返信は○日以内に行う」などが挙げられます。
この辺りは会社の態様や業務内容によって適切なものを設定する必要がありますが、確たる運用ルールを設けることで、社内メールの削減につながるでしょう。
3．適切な情報共有を行おう
社内メールを削減するためには、適切な情報共有を行うことが大切です。
メールを送るのは、一体どのような時でしょうか。
もちろん、誰かとのアポイントを取るためにも活用されますが、多くは何かしらの情報を共有したり、意思確認をするためでしょう。
では、その役割を他の情報共有システムに代替すれば、社内メールを削減できるというわけです。
こちらも、代替手法を用いずにただ社内メールだけを削減してしまうと業務に滞りが発生してしまう可能性がありますので、代わりをしっかりと用意しておきましょう。
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社内メールを減らすとどうなるか？
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1．業務効率化に繋がる
社内メールを削減すれば、その分業務の効率化に繋がります。
メールという伝達手段が優れているのは事実ですが、自分の意思を伝えるためには文章を考えタイピングし、適切なCCを設定して送信するといった作業が必要です。
人によっては、そのプロセスに多大な時間がかかってしまうケースもあるでしょう。
また、届いたメールには一応目を通す必要がありますし、その中から重要なものとそうでないものを仕分けする手間も生じます。
場合によっては、CCによるバラマキで不要なメールが積み上がってしまい、業務が滞ってしまっている職場もあるかもしれません。
2．情報共有がしやすくなる
「メールを削減するのに情報共有が捗る？」と疑問に思うかもしれません。
この場合は社内メールを減らす代わりにコミュニケーションのためのシステムを導入するという前提になりますが、コミュニケーションに長けたシステムを活用することで、情報共有が容易になります。
たとえば、チャットツールなどを使えばメールのようにかしこまった文章を作らなくても、気軽にメンバーに話しかけることができるでしょう。
それにより情報伝達がスムーズになるのはもちろん、蓄積された情報を後から簡単に見返すこともできます。
必要に応じてナレッジ化しておけば、当人以外も必要に応じて目にすることが可能です。
3．閲覧するデバイスを制限しない
こちらもメールの代わりのコミュニケーションツールの話になりますが、一般的に専用システムやツールは閲覧するデバイスに制限がありません。
厳密に言えばメールも閲覧デバイスに制限はありませんが、やはりPCに最適化されているケースが多いのではないでしょうか。
専用システムを活用すれば、モバイルデバイスを使って出先から情報を確認することができます。
そこから気軽にコミュニケーションを行うこともできますし、情報を書き込むこともできるでしょう。
気軽な情報伝達は、ビジネスを加速させる可能性を秘めています。合わせて、効率化にもなるでしょう。
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業務効率化における社内メールの問題点
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1．冒頭や末尾に定型文があり、文章が長くなる
社内メールを頻繁に使う人であれば馴染みが深いかもしれませんが、メールには冒頭や末尾に定型文をつけるのがマナーです。
一例としては、「お世話になっております」や「貴社の今後益々のご発展をお祈りしております」などが挙げられるでしょう。
これらは相手を気遣うという意味では悪い表現ではありませんが、いかんせん文章が長くなってしまうというデメリットを抱えています。
人によっては、「定型の挨拶はいいからさっさと本題に入ってくれ」という思いを抱く場合もあるかもしれません。
不要な情報は、業務効率化の妨げになります。
2．無用なCCにより、広範囲にバラまかれる
メールには「宛先」の他に「CC」や「BCC」という機能があります。
CCに関係者各位のアドレスを入れることで、同じ内容のメールがそのまま送信されるという特徴があります。
一見便利に見えるCCですが、無闇やたらに使ってしまうと、メールが広範囲にバラまかれすぎるというデメリットがあります。
送信者としては「念のため」という気持ちで送るのかもしれませんが、受信した方は不要なメールが積み上がってしまい、そのせいで重要な用件が埋もれてしまうようなこともあるかもしれません。
3．モバイルから確認しづらい
メールは手紙と違い物理的なスペースを要求せず、かつ保存も容易なので非常に扱いやすい伝達ツールです。
しかし、スマホやタブレットといったモバイルデバイスから確認しづらいというデメリットも考えられます。
この辺りは当人の使い方によるところがありますが、一般的にメールはPCで確認し、モバイルデバイスはSMSやメッセージツールという人も多いかもしれません。
しかし、伝達手段が複数あるとその分管理の手間が増えるのも事実です。
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IT・システムコンサルティングを活用するメリット
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以下の3つのポイントでコンサルティング活用を考えてみます。
1．専門家という立場からのアドバイスを受けられる
コンサルティングを活用すれば、専門家からの有益なアドバイスが得られます。
適切なITマネジメントを行うためにはITシステムへの深い理解が必要になりますが、全ての会社がITに強いわけではありません。
そういう場合は専門家の意見を仰ぎ、判断の有力な材料にするのも手です。
2．あらかじめ気をつけるべきポイントが分かる
コンサルティングを利用すれば、ITシステム活用においてあらかじめ気をつけるべきポイントが分かるでしょう。
システムの運用というのは実際に現場で動かしてみるまではブラックボックスなところが大きいため、「思ったほどの成果が得られなかった」となってしまう可能性もあります。
ITコンサルティングを活用すれば、運用において注意すべきポイントを事前に洗い出すことが可能です。
それに沿って業務フローを構築すれば、何も準備しないよりはシステムを現場に馴染ませることができるでしょう。
3．適切なITシステムの選定が可能
ITシステムには多くの種類があります。
その中から自社のニーズに合ったものを選ぶのは一苦労ですが、コンサルティングを活用すれば、適切なシステム選定の判断材料を得られるでしょう。
誤ったシステムを導入してしまうと、現場で活用することができず、かけたコストが無駄になってしまうリスクがあります。
そうならないためにも、しっかりと自社のニーズに合ったシステムを見極めたいものです。
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ITマネジメントを失敗せず実践するには？（その2）
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2．領域を細分化して評価する
2つ目のポイントとしては、領域を細分化して評価することが挙げられます。
こちらも、どのような領域を設け細分化するかはケースバイケースですが、一例としては下記のようなものがあります。
- 情報戦略マネジメント
- システム導入
- システム運用
- 保守・活用
- セキュリティ
ITに馴染みが薄い場合はどのような領域に分割するかが分かりにくいかもしれませんが、それぞれのポイントにおいて正確なジャッジを行うことで、システムの正しい活用に繋がります。
全ての領域を完璧に行うのは難しいですが、一歩ずつ着実に歩みを進めましょう。
3．専門家（コンサルタント）に相談する
最後のポイントとして挙げられるのは、専門家への相談です。
今まで見てきた内容の中には、もしかしたら少々難解な点もあったかもしれません。
ITシステムというのは非常に複雑に構築されているため、「何が最適か」を見極めるのは大変難しい面があります。
しかし、ITの専門家に相談することで自社にとって最適なシステムや運用方法をアドバイスしてもらうことができ、ITマネジメントの向上に役立つでしょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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ITマネジメントを失敗せず実践するには？（その1）
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1．マネジメントレベルのステージを意識する
まず1つ目のポイントとしては、マネジメントレベルのステージを意識するということが挙げられます。
ITマネジメントにどのようなステージを設けるかはケースバイケースですが、一例としては下記のようなものがあるでしょう。
ステージ0
何も実施されていない状態
ステージ1
ルールやプロセスが明確になっておらず、その場しのぎで対応している状態
ステージ2
マネジメントが実施されているが、属人性が高い状態
ステージ3
きちんとプロセスやルールが明確化されており、継続的に実施されている状態
ステージ4
マネジメントプロセスがしっかりと管理されており、状態やフローが可視化されている状態
ステージ5
最適化されたプロセスが構築されており、かつ継続的な改善が行われている状態
ステージが進むにつれ、マネジメントレベルが向上しているのが分かるかと思います。
必ずしもこの通りに定義する必要はありませんが、「ITマネジメントという概念をどのように捉えたらよいか分からない」という場合は参考にしてみて下さい。
なお、上記の場合に初期段階で目指すべきポイントは「ステージ3」です。
ステージ0が論外なのは言うまでもありませんが、ステージ1や2の状態だと「マネジメント」と呼ぶには少々弱いのではないでしょうか。
プロセスをしっかりと管理し、必要なコントロールを行える状態が「マネジメント下にある」という状態です。
まずはルールやプロセスをしっかりと定義および明文化し、安定的な可動を目指しましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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