『ムダ』を省いて付加価値の高い主作業を増やす（その１）

日々の業務の生産性を向上するために 着手しなければいけないのは ムダの削減です。

業務に費やす時間は 「主作業」「付随作業」 「ムダ・例外作業」 の3つに分類できます。

主作業とは付加価値の源泉に なっている作業で、この割合を最大化 することが生産性を上げるうえで 非常に重要です。

営業活動をしたり、新規事業を考える 時間はこれに当たります。

付随作業は付加価値を生まないが 現時点では必要な作業のこと。 社内向けの資料作成や、事務処理の 時間はこれに該当しますが、 なるべく短くすべきです。

ムダ・例外作業は付加価値に まったく関係のない作業を指し、 即刻なくす努力が必要です。

主作業を最大化するためのポイントは ３つ。

1つ目は「あえて『現状否定』の視点 を持つ」こと。

長年にわたって形成された仕事の やり方は「それが当たり前」であると 思い込みがちで、意識しないと 改善点は見えてきません。

2つ目のポイントは「ムダは、 外観ではなく中身で判断する」こと。 一見、主作業に分類される業務でも、 ムダなやり方をしている場合が あります。

逆に手を動かさず一見ムダに 過ごしているように見える時間が、 長期的プランを立てるために必要な 「考える時間」になっている場合も あり、これは「付加価値のある遊び」 というべきもので、削減すべきでは ありません。

3つ目のポイントは「すべては 『事前準備』が生命線」ということ。

たとえばトヨタでは報告や提案を A3シート1枚に簡潔にまとめることが 習慣化されていますが、あらかじめ シートの作成をイメージしながら 仕事を進めると、実際の作成が スムーズに行えます。

常日頃から事前に作業のイメージを しておくことが重要です。