必ず結果を出す整理整頓術：デスクの片づけ - 愉快な人生を生きるために～知識を知恵に～

製造現場で数多くの部品を扱う場合、「片づけができていない」状態は、まさに命取りになります。

仮に間違って部品をとりつければ、品質不良が発生し、クレームが殺到してしまうからです。

そこでトヨタさんでは有名な「5S」（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ） を社内マナーや雑務のレベルでは なく、最優先事項の「仕事」として 習慣的に実践しています。

・片づけをしないと発生4つのムダ １．「スペースのムダ」 不必要なモノがあふれればオフィスや製造現場はそれらに侵食され、社員が空間を有効活用することができません。

２．「時間のムダ」 モノが混在していると必要なモノを探し出すのに時間がかかる。

３．「間違えるムダ」 案件の異なる資料ファイルを会議に持参しても役には立ちません。

４．「取りに行くムダ」 例えば、コピー機を頻繁に利用するにもかかわらず、遠くに設置してあると、何度も行き来しなければならず移動する時間がかかる。

「整理整頓」の四文字には深い意味があります。

整理＝「いるもの」と「いらない もの」を分けて、「いらないもの」 は捨てること。

そして、「整頓」＝「必要なもの」を 「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せるようにすることです。 目の前にあるモノが「いるもの」か「いらないもの」か、どのように決めればいいのか。

身の回りのモノは、（1）いま使う（2）いつか使う（3）いつまでたっても使わないに大別できます。

（1）は今日明日に必要なもので、（3）は即刻処分、と判断は簡単

ですが、悩ましいのは（2）のいつか使う、です。

ここで大事なのは、いつまでに使うかの期限を設けるという作業です。

トヨタさんのものづくりの現場では、生産性を高めるための人の動きを研究した「動作経済」という項目があります。

よく使う道具であれば、「体の脇が空かずに取れるところ」に置くということ。

つまり、使用頻度や利き手などを 考慮してものを配置すればムダな 動きは少なくなります。 さらに、トヨタ式の片づけは整理整頓という範疇をこえるから頭が下がります。

デスク上をさらに作業しやすくするには、線を引くこと。ここの範囲内にはモノを絶対に置かない、と決めてビニールテープで区画線を張り、作業スペースを確保する。

そうすると、不思議なものでむやみにモノが積まれることはなくなり、整理整頓の意識がしっかりと身につきます。

・デスク周りの整理整頓の解決ポイント

1．新しいファイルを右に置く 月別のファイルは1カ月ごとに右から左へ流すという保管ルールを定めます。

左へ押し出されたファイルは引き出しや収納棚へ移動します。

参照することが多い直近のファイルは常に手前に置きます。

２．書類の束は受け取るためのトレーを 用意書類の入り口を一元化する。

たまった書類を1日に何度か入ってきた順に処理すれば、重要な書類が未処理になってしまう事態を防げます。退社前にはカラにすることをルール化すれば、書類が溜まることはなくなります。

３．ビニールテープで作業スペースを

月別のファイルは1カ月ごと確保する 作業スペースを確保するには、ビニールテープで線を引いてしまう。その枠のなかには、むやみにモノを積むことがなくなり、整理整頓の意識も身に付きやすい。

是非、こういった要領で、社内の整理整頓を実施していただきたいと思います。