説明の順番その1. 前提をそろえる
伝え方や話し方、プレゼンテーション のやり方などについて、 ｢結論から話しなさい｣と言われる ことがよくあります。
しかし、わかりやすい説明をする ためには、結論を述べるよりも 先にすべきは｢結論をそろえること｣ です。
ポイントは、これから話す内容に ついて、相手がどの程度の知識を 持っているかということです。
たとえば、いつも近くにいる同僚や 上司に日常的な業務の説明をする なら、｢なんの話をどれくらいの レベルでするか｣を考える必要は ありません。
しかし、相手が十数年ぶりに会った 友人などであった場合、共有できて いる情報が少ないので、同僚や 上司に話すように説明してもうまく 伝わらないわけです。
だから、まずは｢前提｣を相手と共有 する必要があります。
そして、相手の知らないことを 伝えるときや、過去に話したことを 相手がおぼえていなさそうな場合は、 結論や主張よりも前に前提情報の 共有を行うべきです。
たとえば自分の顧客に関する話を 新任の上司に伝えるときや、多忙な 上司に1カ月ぶりに作業の進捗状況を 報告するというようなときには、 過去の経緯や取引履歴を簡単に話し、 相手と自分の知識レベルをそろえて おくべきです。
しかし、説明のレベルを相手に 合わせていないと内容は理解 されにくいものです。
専門外の人に抜けた説明においては ｢小中学生に説明するくらいのつもり で話す｣ことを勧めています。
もちろん｢口調を子ども向けにしよう｣ ということではなく、相手が理解 していない分野についてわかりやすく 伝えるためのレベル設定の話になります。
その前提に立って説明すれば、伝わり やすくなります。
参考文献：『一番伝わる説明の順番』 （田中耕比古著、フォレスト出版）
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